عنوان مقاله: ارزیابی چابکی سازمان با استفاده از منطق فازی
مولف/مترجم: دکتر علی ملا حسینی ، شهرزاد مصطفوی
موضوع: مفاهیم نوین در سازمانها
سال انتشار(میلادی): 2007
وضعیت: تمام متن
منبع: ماهنامه تدبیر-سال هجدهم-شماره 186
تهیه و تنظیم: پایگاه مقالات مدیریت  www.SYSTEM.parsiblog.com
چکیده: تغییر، یکی از بزرگترین خصوصیات سازمانها و موسسات در حوزه رقابتی امروز است .چابکی توانایی سازمان برای تغییر است تا فرصتهایی را که براساس این تغییر ایجاد می‌شود مورد بهره برداری قرار دهد. سازمان چابک سازمانی است که می تواند تغییر کند و خود را با تغییرات محیطی همچون یک استراتژی پیروز مندانه وفق دهد؛ در حالی که تحقیقات زیادی در مورد اینکه چابکی چیست و چگونه سازمانها می توانند چابک باشند، انجام نشده است. ولی همیشه پاسخ به چنین سئوالاتی برای متخصصان و برای تئوری پردازان چابکی سازمانی بسیار حیاتی است .با این وجود متاسفانه کارهای کمی در مورد اندازه گیری چابکی سازمان انجام شده است‌. اندازه گیری شاخص برای برنامه ریزی استراتژیک و تعیین میزان چابکی کنونی سازمان و تعیین نیاز سازمان به چابکی و شناسایی این شکاف و ایجاد فرمولی برای پرکردن این ضعف ضروری است.محاسبه شاخص چابکی همان گونه که تعریف شده، بسیار مشکل است، زیرا باید در بطن تغییر این اندازه گیری انجام شود . بیشتر شاخصهای چابکی رویکردی گذشته‌گرا دارند‌. یک روش متفاوت برای اندازه گیری چابکی استفاده از پیچیدگی به عنوان یک شاخص جایگزین برای اندازه‌گیری چابکی است. بنابراین چون چابکی یک تغییر غیر قابل پیش‌بینی است این رویکرد دیگر مناسب نخواهد بود‌‌.اگر چه روش‌های دیگر اندازه گیری چابکی نیز این ضعف را دارند‌. در صورتی این مشکل حل می شود که اطلاعات کافی تجربی برای نشان دادن اینکه پیچیدگی با چابکی مشابه است در دسترس باشد و این محدودیت این روش است. اما منطق فازی روشی دیگر است که ابزار بسیار مناسبی برای تصمیم گیری در اختیار قرار می دهد . بنابراین مشروح این مقاله شاخص مناسبی برای اندازه گیری چابکی با روش منطق فازی که روش مطمئن تری است را بیان می‌دارد .

مقدمه
موضوع تغییر موضوعی تازه نیست‌. اگر به گذشته باز نگریم در می یابیم که از قرن پنجم پیش از میلاد سه مکتب فلسفی معتبر یونان مسئله تغییر را مطرح کرده بودند. امروزه سازمانهای زیادی در مواجهه با افزایش رقابت حاصل از نوآوریهای تکنولوژیک و محیط های متغیر بازار و تغییر در تقاضای مشتریان قرار گرفته‌اند.این وضعیت بحرانی موجب تغییرات اساسی در اولویتها، دیدگاههای استراتژیک و رسالت استراتژیک در بازار رقابتی افزایشی و توسعه و بهبود انعطاف پذیری و مسئولیت پذیری سازمانی شده است: به نظر می رسد که با داشتن پیش آگاهی نسبت به تغییر، تصور آن و از آن فراتر پذیرش وقوع قطعی تغییر به جای هراس از آن‌، بهتر می توانیم مسیر تغییر را تعیین کنیم و حتی خود عامل تحقق آن باشیم. در دهه گذشته بیشتر سازمانها ساختار دهی دوباره و مهندسی مجدد را در جواب به چالشها و تقاضاها در پیش می گرفتند؛ اگر چه که همیشه هم موفقیت آمیز نبوده است. اساس و بنیان سازمان چابک در یکپارچگی سیستم اطلاعاتی ، تکنولوژی‌، افراد، فرایندهای تجاری و تجهیزات در سازمان هارمونیک برای پاسخگویی سریع به اتفاقات و تغییرات محیط است.در واقع سازمان چابک نه تنها تمام شکل فعالیتهای سازمان را در بر می گیرد، بلکه با زنجیره ارزش آن سازمان نیز در ارتباط خواهد بود.
سازمان چابک به طور کلی می‌تواند باعث کاهش هزینه های تولیدی و افزایش سهم بازار ، ارضای نیاز مشتریان‌، آماده سازی برای معرفی محصول جدید‌، ارزیابی و تخمین فعالیتهای فاقد ارزش افزوده و افزایش رقابت سازمان شود.از این‌رو سازمان چابک به عنوان پارادایم سازمان قرن 21 طرفداران بسیاری دارد و به عنوان یک استراتژی موفقیت آمیز در بازارهای رقابتی با تغییرات سریع نیاز‌های مشتریان شده است. اگر چه توانایی ایجاد سازمان چابک با آن سرعتی که مورد نظر بوده، حاصل نشده است، چون توسعه تکنولوژی برای مدیریت سازمان چابک هنوز در مرحله رشد است. از این‌رو در سازمان چابک سوالات مهم زیادی در ارتباط با چابکی باید پرسیده شود، همچون‌: چابکی چیست و چگونه اندازه‌گیری می‌شود؟ چگونه سازمانها می‌توانند به داشتن آن پی ببرند با این حال که شاخصهای مناسبی برای اندازه‌گیری آن وجود ندارد و اینکه چگونه و تا چه حدی ویژگیهای سازمان می تواند بر عملکرد تجاری آن تاثیر بگذارد ؟چگونه می توان چابکی را با قدرت رقابتی مقایسه کرد ؟ اگر یک سازمان بخواهد چابکی خود را بهبود ببخشد چگونه می تواند موانع اصلی را برای بهبود شناسایی کند؟چگونه می شود در دستیابی موثر به چابکی نقش داشت؟ پاسخ به این سوالات برای متخصصان و تئوری پردازان طراحی سازمان چابک بسیار حیاتی است .البته تنها تلاشی که برای اندازه‌گیری چابکی به عنوان یک ویژگی ساختاری سیستم انجام شده، در شاخص گراسون مشهود است. گراسون مدل سازی چابکی سازمان مجازی و ارتباطات آن را پیشنهاد داده است: ساختن یک گراف از ارتباطات که مشکلات موجودیتها را نشان می‌دهد. او در این مدل تعداد نقش آفرینان و روابط میان آنها را شناسایی کرده و به این نتیجه رسیده است که اگر آنها افزایش پیدا کنند پیچیدگی و به تبع آن چابکی نیز افزایش پیدا می کند.

شاخص پیچیدگی
بیشتر افراد یک ادراک ذاتی از پیچیدگی دارند . پیچیدگی نه تنها از اندازه سیستم بلکه روابط داخلی اجزای سیستم (که رفتار آنها را قابل پیش بینی نیست) نشئت می گیرد. این مسئله تازه‌ای نیست که محققان در تلاش برای اندازه‌گیری آن باشند . رویکرد اصلی در مقابل اندازه‌گیری پیچیدگی سیستم بر اساس اندازه گیری آنتروپی است. مفهوم آنتروپی تغییرات بسیاری داشته است . یک تعریف آن است که آنتروپی میزان اطلاعات لازم برای شناسایی وضعیت سیستم در هنگام اندازه گیری پیچیدگی است . سیستم‌های پیچیده‌تر زیر سیستم های بیشتری دارند و همچنین روابط خطی و غیر خطی که نیاز به اطلاعات بیشتری برای تعیین وضعیت آنها در هر لحظه از زمان وجود دارد. شاخص آنتروپی اطلاعات، تابعی از احتمالات حالت است (Pi) نه شرایط .آنتروپی، اطلاعات بیشتر از یک مجموعه ترکیبی از راه حلهای جامع و کامل با احتمال وقوع آنهاست که فرمول آن به صورت زیر است: (البته این فرمول در شرایطی است که سیستم کاملا غیر قابل پیش بینی است.)[11]

 
(I تابعی زنجیره ای از اطلاعات است)

اندازه گیری چابکی با منطق فازی
هدف اندازه گیری چابکی و شناسایی موانع اصلی بهبود چابکی، کمک به مدیران برای دستیابی بهتر به یک سازمان چابک است. برخی دیگر از نویسندگان، از روش فازی و روشهای یکپارچه شاخصهای چابکی را پیشنهاد کرده اند . آنها شاخص چابکی را به عنوان ترکیبی از سطوح اندازه گیری ظرفیتهای چابکی تعریف کرده اند. از این‌رو سطح چابکی کامل یک سازمان (I) به این صورت اندازه گیری می شود :
 
( شاخص چابکی)

وقتیAij سطح چابکی از ظرفیت j سازمان است بنابراین سطح مرتبط سازمانی می‌تواند به وسیله استاندارد سازی تمام سطوح چابکی کامل از سازمانهای رقابتی به دست آید.دیگر روشها ی اندازه گیری بر اساس فرایندهای سلسله مراتب تحلیلی ایجاد شده است .با استفاده از این روشها ارزیابی کنندگان یک تکنیک مقایسه ای برای مقایسه ظرفیت های چابکی مورد استفاده قرار می دهند . در نهایت این ارزیابی کل ظرفیتهای شاخصهای چابکی را برای هر شرکت ترکیب می کند . اولویت تفاوتهای سازمان یا تفاوتهای تولیدی می تواند به وسیله مقایسه چابکی سازمانهای مختلف و فعالیتهای تولیدی تشخیص داده شود.از این‌رو براساس ویژگیهای عادی تولید محصول اگر Ri و Wi را شاخص چابکی و وزن هر ظرفیت چابکی در نظر بگیریم، شاخص چابکی، به صورت زیر تعریف می شود :
 

( شاخص چابکی)

 
این روش از نظر اجرا بسیار راحت است و توجه آن بر روی موارد مهم است . بیشتر معیار های چابکی به وسیله عبارات زبان شناختی تعریف شده که به وسیله احتمال چند گانه و ابهام طبقه‌بندی شده اند. پس امتیاز دهی به تکنیک های بالا همواره می تواند مورد انتقاد قرار گیرد، چون ملاک استفاده شده برای امتیاز دهی ظرفیتهای چابکی دارای این محدودیتهاست:
-1 چنین تکنیکی ابهام و احتمال زبان شناختی را در ارتباط با قضاوت در مورد یک عدد در نظر نمی گیرد.
-2 قضاوت هدفمندانه ، انتخاب ارزیابی‌کنندگان تاثیر زیادی را بر این روشها خواهند داشت.
اگر چه منطق فازی از ابزار‌های سودمند برای مسائلی است که شاخصهای آنها مبهم و غیر معلوم است، اصول فازی و وسایل ارزیابی می تواند برای عبارات زبان شناختی استفاده شود.هر اصطلاح زبان شناختی می تواند در ارتباط با عضوی از تابع باشد. منطق فازی با ایجاد فرضیه‌های جهانی در مورد عدم وابستگی‌، جامعیت ،انحصاری بودن شواهد مرز ابهام در تعاریف را مورد پذیرش قرار می دهد. این مسئله این امید را ایجاد می کند که سنجشهای کیفی در تصمیم گیری استفاده شود، چون معمولا بسیار مهم هستند.
منطق فازی کاربرد وسیعی در تصمیم‌گیری مدیریت پیدا کرده است . با این دیدگاه برای یاری دادن مدیران برای دستیابی به یک سازمان چابک ، یک مدل براساس منطق فازی پیشنهاد شده است و به عنوان ابزار اندازه گیری چابکی سازمان و شناسایی موانع اساسی بهبود سطح چابکی مورد استفاده قرار می‌گیرد. در این رویکرد رتبه بندی عملکرد و اهمیت اوزان ظرفیتهای متفاوت چابکی به وسیله متخصصان در اصطلاحات زبان شناختی بیان شده است. بنابراین از اعداد فازی مناسب برای نشان دادن ارزشهای زبان شناختی استفاده می‌شود و عملیات ساده ریاضی برای یکسان کردن این اعداد فازی به یک عدد فازی به کار گرفته می‌شود که به این عدد شاخص چابکی فازی گفته می شود.(FAI)
همچنین این شاخص چابکی فازی با عبارات مناسبی ترکیب و باعث شده است که سطح چابکی در عبارات زبان شناختی بیان شود. بعد از آن شاخص اهمیت عملکردی فازی (FPII) است که هر ظرفیت چابکی را برای کمک به مدیران جهت شناسایی عوامل اصلی در نظر می گیرد و برای مدیران سازمانها عمل مناسب برای بهبود سطح چابکی را پیشنهاد می‌کند.

الگوی مفهومی چابکی سازمان
هدف سازمان چابک ایجاد رضایت برای مشتریان و کارمندان است . یک سازمان ضرورتا دارای مجموعه ای از ظرفیتها برای پاسخگویی به تغییرات در محیط تجاری است .اگر چه وضعیتهای تجاری در بیشتر شرکتها خودشان را در انبوهی از تقاضاهای غیر قابل پیش بینی می یابند، پس افزایـش سریع چابکی لازم و ضروری است . چــابکی ممکن است به عنوان توانایی ســریع یک سازمان در پاسخگویی به تغیــیر در بازار و تقاضای مشتریان تعریف شده باشد. برای اینکه یک سازمان به چابکی دست یابد، باید ایجاد کنندگان چابکی در آن سازمان وجود داشته باشند .با این دیدگاه به ادبیات موضوع، نویسندگان یک الگو مفهومی را برای چابکی سازمان بسط داده‌اند که در شکل (1 ) نمایش داده شده است.
 
اصلی ترین نیروی محرک چابکی، تغییر است . اگر چه تغییر چیز جدیدی نیست، ولی تغییرات امروز در مقایسه با گذشته با سرعت بالاتری در حال روی دادن هستند. تلاطم و عدم اطمینان در محیط تجاری دلیل اصلی شکست صنایع مختلف است، مخصوصا صنایع تولیدی .
تعداد تغییرات و نوع آنها ، ویژگیها و خصوصیاتشان نمی تواند براحتی تعیین شود و شاید فقط تعریف شدنی باشد. سازمانهای مختلف با ویژگیهای خاص و موقعیتهای متفاوت تغییرات مختلفی را تجربه کرده اند که این تغییرات خاص هستند و شاید در نوع خود بی نظیر باشند‌. ولی ویژگیهای معمولی در تغییرات برای هر سازمانی اتفاق می افتد . حوزه های اصلی تغییر در محیط تجاری به صورت زیر طبقه بندی شده است :
_ تغییرات سریع بازارها که به علت رشد سریع آنها و معرفی محصولات جدید و کوتاه شدن عمر محصولات.
_ وجود رقابت شدید به علت تغییرات شدید بازار ، افزایش فشار هزینه ها ، رقابت های بین المللی.
_ تغییر در نیاز مشتریان به‌واسطه وجود تقاضای عادی ، بالا رفتن کیفیت و زمان کوتاهتر تحویل محصولات.
_ رشد تغییرات تکنولوژیک با معرفی محصولات جدید و سیستم های یکپارچه ( نرم افزاری و سخت افزاری).
_ تغییر در عوامل اجتماعی به‌واسطه موانع محیطی ، فشار کار و انتظارات کاری و فشار های منطقی .
از نگاه استیفن رابینز تغییرات به صورت زیر طبقه بندی می شوند:
_ ماهیت نیروی کار؛
_ تکنولوژی؛
_ ضربه های اقتصادی؛
_ رقابت؛
_ روند اجتماعی؛
_ سیاست های جهانی.
سازمان چابک بیشتر در مورد تغییر و عدم اطمینان و غیر قابل پیش بینی بودن محیط تجاری نگران است و سعی در نشان دادن واکنش صحیح در این شرایط دارد . از این‌رو سازمان چابک نیاز به ظرفیتهای موجود بالقوه و تطابق برای مواجهه با این تغییرات ، عدم اطمینانها در محیط تجاری دارد .این ظرفیتها شامل 4 عنصر اصلی هستند:
1) قدرت پاسخگویی (واکنش): توانایی شناسایی تغییرات و پاسخگویی سریع به آنها جهت برطرف سازی آنها .
2) رقابت : توانایی دستیابی موثر و کارا به اهداف و رسالتهای سازمان.
3) انعطاف پذیری /قدرت پذیرش: توانایی پردازش فرایند های مختلف و دستیابی به اهداف گوناگون با امکانات یکسان.
4)سرعت /چابکی/تیزی: توانایی انجام فعالیتها در کوتاهترین زمان ممکن.
 
بااستفاده از این 4 اصل یک متدلوژی برای ترکیب آنها به یک سیستم مرتبط و یکپارچه ایجاد شده است و همچنین از آنها به‌عنوان ظرفیتهای رقابتی استراتژیک نیز نام برده شده است. بنابراین اگر یک سازمان می خواهد چابک باشد، باید این 4 اصل را در نظر داشته باشد . دستیابی به چابکی نیاز به واکنش نشان دادن در بعد استراتژی ها ، تکنولوژی ها ، افراد و فرایند‌های تجاری است . بدین ترتیب‌، تمام حوزه‌های سازمان نیاز به داشتن حامیان چابکی برای پاسخگویی موثر به تغییرات بازار دارند . در گذشته برای کمک به مدیران در دستیابی به چابکی سازمان‌، مطالعات زیادی برای شناسایی وسایل چابکی که مدیران سازمان می توانند آنها را بر طبق استراتژی سازمان ، فرایند های تجاری و سیستم های اطلاعاتی انتخاب کنند ،انجام شد.به عنوان 4 عنصر جزئی در چابکی شناسایی شد:
_ تحویل ارزش به مشتریان؛
_ آمادگی در مواجهه برای تغییر؛
_ ارزش گذاری برای دانش و مهارت انسانی؛
_ ایجاد همکاران مجازی.
علاوه بر آن مجموعه ای از 32رکن چابکی، همانگونه که در (جدول 1) لیست شده است پیشنهاد شد که شامل 4 بعد است: رقابت مدیریت مرکزی ، سازمان مجازی ، توانایی مهندسی مجدد و دانش سازمانی .این ارکان به عنوان جنبه های چابکی پیشنهاد شده است و برای تعیین رفتار کلی سازمان استفاده می‌شود.

رویکرد ارزیابی چابکی فازی
چارچوب ارزیابی چابکی فازی (FAE) که در شکل 2 نمایش داده شده است از دو قسمت اصلی تشکیل شده است .قسمت اول ارزیابی محیط عملیاتی تجاری است و شناسایی ظرفیتهای چابکی آن. قسمت دوم این چارچوب ارزیابی ظرفیتهای چابکی و ترکیب کردن رتبه بندی و اوزان آنها برای رسیدن به شاخص چابکی فازی (FAI) یک سازمان چابک و تطبیق دادن آن با سطح چابکی مناسب و ایجاد تحلیل بهبود است که گامهای اجرایی آن به صورت زیر ارائه شده است:
1. انتخاب معیاری برای ارزیابی.
2. تعیین یک مقیاس مناسب برای ارزیابی رتبه عملکردی و اهمیت اوزان برای ظرفیتهای چابکی.
3. اندازه گیری عملکرد و اهمیت ظرفیتهای چابکی با استفاده از روشهای زبان شناختی.
4. نزدیک شدن به عبارات چند گانه با استفاده از اعداد فازی.
5. جمع کردن رتبه های فازی با اوزان فازی برای دستیابی به شاخص چابکی فازی سازمان.
6. جور کردن شاخص چابکی فازی با سطحی مناسب و مطلوب.
7. تحلیل و شناسایی موانع اصلی بهبود.

نتیجه گیری
اگر چه FAI( شاخص فازی چابکی) به وسیله رویکرد منطق فازی در عبارات ارزشی بیان شده است، اما رتبه بندی مذکور یک تصویر کلی از احتمالات مرتبط را نشان می دهد . از این‌رو این روش به تصمیم گیرندگان درجه بالایی از انعطاف پذیری در تصمیم گیری را ارائه می دهد .با این حال که استفاده از روش فازی از سایر روشها بهتر است، ولی استفاده از آن محدودیتهایی را نیز به همراه دارد و آن این است که عناصر تابع چند متغیره به درک مدیریتی تصمیم گیرندگان وابسته است . پس تصمیم گیرنده باید در سطح استراتژیک سازمان باشد تا بتواند اهمیت تمام جنبه ها مانند استراتژی و بازاریابی و تکنولوژی را درک کند. باوجود مشکلات محاسبه میانگین اوزان فازی توسط مدیران اگر این محاسبات انجام شود در کاهش زمان صرف شده و احتمال خطا برای مدیران بسیار موثر خواهد بود. به طور خلاصه استفاده از این روش دارای مزایای بسیاری است که می تواند برای تصمیم گیرندگان سازمانی بسیار حیاتی باشد:
_ به تحلیلگران اطلاعات ارزشمند و واقعی ارائه می‌کند.FAI (شاخص فازی چابکی) میزانی از ارزشها را بیان می‌کند که یک تصویر کلی در مورد احتمال چابکی سازمان و اطمینان از تصمیم اتخاذ شده می دهد .
_ به شکل سیستماتیک عوامل ضعیف را در سازمان شناسایی می‌کند و ابزاری در اختیار مدیران قرارمی‌ دهد تا به وسیله آن طرحهایی برای بهبود شرایط ارائه کنند.
_ این مدل ساختاری را برای واکنش نشان دادن در مقابل محیط ارائه می کند و اثر عدم اطمینان را بر روی هر یک از عوامل محاسبه و ارزیابی دقیقی ارائه می‌کند.

منابع:

-1 فرانسوا ز کوریلسکی بیلیار – از میل به تغییر تا لذت تحقق آن – ترجمه :الهه رضوی – انتشارات سازمان مدیریت صنعتی –(1378)

2-Sharifi, H., Zhang, Z., 1999. A methodology for achieving agility in manufacturing organization: An introduction. International Journal of Production Economics 62, 7–22.

-3 استیفن پی رابینز – رفتار سازمانی جلد سوم – دکتر علی پارسائیان و دکتر سید محمد اعرابی – دفتر پژوهشهای فرهنگی(1378)

4-Machacha, L.L., Bhattacharya, P., 2000. A fuzzy logic-based approach to project selection. IEEE Transactions on Engineering Management 47 (1), 65–73.
5-Beskese, A., Kahraman, C., Zahir, Z., 2004. Quantification of flexibility in advanced manufacturing systems using fuzzy concept. International Journal of Production Economics 89 (1), 45–56
6-Goldman, S.L., Nagel, R.N., Preiss, K., Dove, R., 1991. Iacocca Institute: 21st Century Manufacturing Enterprise Strategy, An Industry Led View, vols. 1 & 2. Iacocca Institute, Bethlehem, PA. Guesgen, H.W., Albrecht, J., 2000. Imprecise reasoning in geographic information systems. Fuzzy Sets and Systems 113, 121–131.